Archivace a skartace
Podnikatelé by neměli podceňovat nakládání s dokumenty ve firmě, jejich uchování ani případnou likvidaci. Na všechno totiž existují rozsáhlá a složitá pravidla a nikdo nemůže s firemními dokumenty nakládat, jak se mu zlíbí.
Podnikatelé, ať už fyzické nebo právnické osoby, mají povinnost vést účetnictví. Vést účetnictví ale také pro podnikatele znamená příslušné doklady archivovat a po vypršení skartačních lhůt je také řádně skartovat. Archivační a skartovací povinnost se však zdaleka netýká jen účetních dokladů. Povinnosti podnikatelů jsou v této oblasti neuvěřitelně široké. Do důsledků vzato, může být podnikatel popotahován za nedodržení doby archivace jednotlivých dokumentů.
Proces archivace a skartace dokumentů je možné shrnout do čtyř kroků:
- úschova dokladů u podnikatele
- výběr dokumentů ke skartaci
- splnění povinností ve vztahu ke státnímu archivu - v případě podnikatelů zapsaných v obchodním rejstříku, třídění dokumentů na ty určené k trvalé archivaci a na dokumenty určené ke skartaci
- skartace dokumentů a uložení příslušných dokumentů v archivu
Doba archivace nejdůležitějších dokumentů
Doba archivace především účetních dokladů a dokumentů z oblasti personalistiky se řídí několika zákony. A také se dokument od dokumentu liší. Lhůty se počítají vždy od 1. dne roku následujícího po roce, kterého se dokumenty týkají. Případně vždy od 1. dne po konci účetního období, kterého se dokumenty týkají.
Skartační lhůty (tedy doba, za kterou může být dokument skartován):
účetní uzávěrka, výroční zpráva - 10 let
účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy - 5 let
účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví - 5 let
mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění - 30 let
stejnopisy evidenčních listů - 3 roky
obchodní společnost: seznam společníků a členů statutárních orgánů, dozorčí rady za jednotlivé kalendářní měsíce, včetně přehledu o tom, kdy společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti - 6 let a 3 roky poté, co bylo dlužné pojistné zaplaceno
plátce DPH je povinen uchovávat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně minimálně 10 let od konce zdaňovacího období
Skartovat dokumenty může podnikatel nejdříve po uplynutí řádných skartačních lhůt, které není možné zkracovat. Dokumenty, které hrají roli například v nějakém soudním řízení je samozřejmě možné skartovat až ve chvíli definitivního uzavření případu.
Podnikatelé, hlídejte si dokumenty ve firmě
Zákon neukládá soukromoprávním subjektům povinnost vést spisovou službu. Je však v zájmu podnikatele, aby ve své firmě zajistil odbornou správu dokumentů a jejich bezproblémový oběh. Pro oběh dokumentů ve firmě může vypracovat například interní směrnici. V ní může stanovit přesná práva a povinnosti kompetentních pracovníků ve firmě, kteří přicházejí s firemními dokumenty do styku. Podnikatel by si také měl zpracovat archivní a skartační řád. Tedy pravidla, jak ukládat dokumenty ve firmě a jak je likvidovat.
Před skartací do archivu-týká se podnikatelů zapsaných v obchodním rejstříku
Po uplynutí lhůty, kdy je nutné dokumenty uchovávat ve firmě, nebo při zániku podnikatelského subjektu zapsaného v obchodním rejstříku přichází v úvahu jejich skartace. Předtím však musí podnikatel nabídnout oblastnímu archivu k archivaci ty dokumenty, které mají trvalou hodnotu.
Podnikatel zpracuje skartační návrh tak, že vytvoří soupis dokumentů, které chce zničit, poté připojí průvodní dopis a pošle jej příslušnému státnímu archivu. Podnikatel označí dokumenty skartačními znaky a státní archiv následně vybere archiválie a vypracuje o tomto kroku protokol. Jeho součástí je povolení zničit dokumenty, které nemají trvalou hodnotu a uplynula u nich skartační lhůta.
Sankce
Podceňovat povinnost vůči státnímu archivu se podnikatelům nevyplácí. Podnikatel , který zničí dokumenty bez umožnění výběru archiválií příslušným archivem, se vystavuje hrozbě uložení pokuty až do výše 250 000 Kč.
Vzor příslušné směrnice nebo pomoc při jejím zpracování si můžete u nás objednat stejně jako účast na nejbližším semináři s tímto tématem, který se koná 1.4.2008 v Brně
Autor: Jana Veselá, DiS Čas vydání: 05:34 06.03.2008