Dokumentování ve firmách

Pokud firma nemá v pořádku povinnou administrativu, vystavuje se nebezpečí sankce a je jen otázkou času. Kdy k ní dojde.

Zákonné povinnosti

Především zákoník práce ukládá takové povinnosti, jakou je evidence přítomnosti na pracovišti (tedy nejen příchodů a odchodů), dále v součinnosti s dalšími zákony řeší především bezpečnost a ochranu zdraví, což je spojeno s povinností prokázat, že rizika byla analyzována, minimalizována a opatření přijata. Další povinnosti, zejména evidenční jsou spojeny s uplatňováním uskutečněných výdajů pro snižování výše zisku z dosažených příjmů. Jedná se například o evidenci spojenou s cestováním a uplatňováním bonusů. Daňové zákony ukládají další povinnosti, jejichž splnění je třeba prokázat příslušnými dokumenty. Speciální zákony, například o ochraně osobních údajů, nebo proti praní špinavých peněz rovněž vyžadují prokázání zpracovaných a implementovaných dokumentů.

Zpracování a implementace

Zpracovat povinné dokumenty není jednoduché a proto mnoho manažerů problém buď neřeší, nebo využívá vzorů, případně služeb takzvaně „na míru“ nebo „na klíč“. Obvykle jsou všechny takové cesty špatné, protože nedokáží správně kopírovat nastavené procesy a představy firmy o jejich realizaci. Ideální cestou je poradenství a konzultace při tvorbě dokumentů. Vyžaduje sice spotřebu času, ale dokáže pokrýt slabá místa. Po chvíli se každý majitel firmy pro tento postup nadchne, protože cítí, jak dostává firmu pod vlastní kontrolu. Navíc takto zpracované dokumenty jsou administrativně nezpochybnitelné a neodporují vyšším právním normám. Jejich implementace probíhá obvykle prostřednictvím pracovní porady, jejíž správný zápis ještě podtrhne význam dokumentů.

Důvěra a loajalita

Pokud zaměstnanci ve firmě začnou pracovat podle srozumitelných a jasných pravidel, vidí, kam a jak firma směřuje, cítí vážnost platných předpisů a spatřují v nich jistotu svého uplatnění. Zvyšuje se tím důvěra a s ní i loajalita k firmě. To se samozřejmě projeví ve výkonu a v atmosféře uvnitř firmy.

Absence pravidel

Soubor platných pravidel lze zahrnout pod pojem Compliance systém a ten chrání firmu před pochybením jedinců a z toho plynoucího trestního stíhání firmy. Tam, kde pravidla nejsou jasně definována a čitelná, vždy hrozí nebezpečí, které se může projevit v nečekanou chvíli a kdykoliv, třeba jen namátkovou kontrolou některých institucí, které mají možnost udělit velmi citelné pokuty.